Digitalisierung im Handwerk - alte Traditionen treffen auf neue Technologie
Besonders negative Prognosen gehen davon aus, dass Deutschland bereits in wenigen Jahren seinen Rückstand in der Digitalisierung gegenüber anderen Nationen nicht mehr aufholen kann. Unternehmen und Handwerker seien davon besonders schwer betroffen. Für die meisten ist Digitalisierung allerdings nur „irgendwas mit Computern oder Internet“ und davon haben wir doch schon genug oder nicht? Wir wollen einmal genau schauen, wo sich reiner Hype und gute Lösungen für das Handwerk scheiden.
Was bedeutet Digitalisierung?
Die Suche nach Chancen und Gefahren bei der Digitalisierung soll natürlich nicht allzu „trocken“ werden, denn immerhin geht diese Problematik uns alle und nicht nur Experten etwas an. Trotzdem macht es wenig Sinn, ausschweifende Diskussionen zu führen, ohne die wichtigsten Begriffe vorher definiert zu haben. Wenn Digitalisierung für jeden etwas anderes bedeutet, dann reden unterm Strich alle aneinander vorbei.
Was ist also Digitalisierung? Im allgemeinen Sprachgebrauch steht der Begriff für den umfassenden Einsatz von Computern, Software oder digitalen Medien, um die Arbeitswelt und den Alltag zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Letzteres muss nicht stimmen, wird aber in der Regel vorausgesetzt. WAS Digitalisierung ist, setzt sich also für die meisten Menschen aus dem WIE und dem WARUM zusammen.
Was ist Digitalisierung nicht? Etwas einfach ins Internet zu übertragen, wird im Allgemeinen nicht unter Digitalisierung verstanden. Ein Telefonbuch ist nicht plötzlich innovativ, nur, weil es im Internet ist. Geschäftsbücher auf den firmeneigenen Computer zu übertragen, gilt auch nicht als Digitalisierung. Neu und innovativ wird das Ganze erst, wenn die digitalen Inhalte interaktiv nutzbar und vernetzbar werden. Jede Art von Digitalisierung geht deshalb mit neuen Arbeitsprozessen einher, die im Kopf eines jeden Mitarbeiters ihren Anfang finden. Der Computer ist letztendlich nur ein Werkzeug, um die neuen Prozesse umzusetzen.
Realistisch bleiben - was bedeutet Digitalisierung im Handwerk?
Soweit zur Theorie. Wir halten fest: Digitalisierung zeichnet sich durch neue Prozesse und die (sinnvolle) Vernetzung verschiedener Geschäftsbereiche aus. Wie kann das bei dir im Handwerk aussehen? Als kleiner und mittelständischer Betrieb kann man immerhin nicht plötzlich eine eigene IT-Sparte betreiben, um alle Bereiche rund um Websites, Kundenakquise, Software, Apps usw. abzudecken. Stattdessen empfiehlt es sich, den Markt zu studieren, verschiedene Angebote auszuprobieren und mit etablierten Experten zusammenzuarbeiten, um von deren Kompetenzen zu profitieren.
An aller erster Stelle steht jedoch der „Schlachtplan“. Hierfür müssen der Status Quo und die gewünschten Ziele bekannt sein, um dann die richtigen Strategien zur Veränderung zu finden. Alle Diskussionen um die passende Software sollten an diesem Punkt noch zurückgestellt werden - hier den richtigen Anbieter zu finden, wird der einfachste Teil sein. Es sollte geklärt werden, welche Geschäftsprozesse am meisten Zeit verschlingen, um dann genau an dieser Stelle eine passende Lösung zu finden.
Wird dein Handwerksbetrieb durch Zettelwirtschaft und das händische Schreiben von Rechnungen verlangsamt? Dann muss auch genau hier angesetzt werden. Ist es stattdessen sehr zeitaufwändig, Kundenprojekte am Telefon zu besprechen, dann fehlt vielleicht ein passendes Formular auf der Webseite, um die Möglichkeit zu eröffnen, Anfragen effizienter zu verwalten. Gibt es häufige Missverständnisse beim Einkauf oder zwischen Mitarbeitern, dann kann eine digitale Projektverwaltung dabei helfen, die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen.
Das alles sind Teilbereiche, die zwar unter der Überschrift „Digitalisierung“ zusammengefasst werden, aber nicht gleichzeitig realisiert werden müssen. Wer als Handwerker nur ein Defizit hat, der muss auch nur in diesem Bereich Verbesserungen vornehmen, denn alles Neue ist nicht automatisch besser. Vor allem anderen steht das Erkennen von Problemfeldern. Wer nur „irgendwie Digitalisierung“ sucht, der bekommt auch nur „irgendwie gute Ergebnisse“. Es kann auch sinnvoll sein, sich zuerst mit einem Unternehmensberater auszutauschen, bevor man in konkrete Verhandlungen mit Softwareanbietern geht.
Apps im Handwerk
Wenn du mit deinem Handwerksbetrieb zunächst einmal nur den kleinen Zeh ins kalte Wasser halten willst, dann sind Apps ein guter Anfang. Wer keine Wunder erwartet, der wird vielleicht den einen oder anderen nützlichen Helfer finden, um den Arbeitsalltag im Handwerk zu erleichtern. Allerdings muss betont werden, dass generell drei Gruppen von Handwerker-Apps den Markt dominieren. Kostenlose Angebote richten sich in der Regel an Handwerker und Heimwerker und bieten nur einen geringen Funktionsumfang. Werbung spielt bei solchen Angeboten meist eine übergeordnete Rolle, sodass man in der Regel über Taschenlampen-Apps und Marktfinder-Apps nicht hinauskommt.
Wer im Unternehmen wirklich etwas bewegen will, der kommt an kostenpflichtigen Handwerker-Apps nicht vorbei, die normalerweise mit einer stationären Software gekoppelt sind. Besonders für die Bereiche Zeiterfassung und Aufmaß gibt es viele gute Apps samt Software. Auch der bekannte U-Wert-Rechner ist als App verfügbar. In der dritten Sparte finden Handwerker ganzheitliche Komplettlösungen, die immer auch eine App enthalten. Damit bezahlt man eigentlich nicht konkret für die App, sondern für umfassende Software, die unterwegs durch die App ergänzt wird.
Software im Handwerk
Bei der Handwerker-Software geht es gewissermaßen ans Eingemachte. Bei einer Vielzahl von Anbietern möchte natürlich jeder letztendlich auch nur das eigene Produkt verkaufen. Als Handwerker solltest du daher genau wissen, was die Software können soll. So lässt sich der sehr heterogene Markt deutlich besser analysieren. Manche bieten nur Software für Projektverwaltung, andere haben wiederrum nur Lösungen für Angebote und Rechnungen. Dazu kommen dann noch Service-Leistungen und Schulungen, die bei jedem Anbieter anders ausfallen. Weißt du über die Probleme in deinem eigenen Betrieb Bescheid, dann kannst du erfahrungsgemäß gut abschätzen, welche Software weiterhilft und welche nur „Ballast“ darstellt.
Einen Hinweis solltest du wie jeder Handwerker, der passende Software sucht, dringend beherzigen: Hat man sich für ein Produkt entschieden, dann ist ein späterer Wechsel zu anderen Anbietern meist gar nicht so einfach. Damit sind nicht „Knebelverträge“ oder ähnliches, sondern einfach die Daten-Kompatibilität gemeint. Wer eine Kundendatenbank in einem Projektverwaltungssystem aufbaut und dann plötzlich zu einer umfassenderen Handwerker-Software wechseln möchte, könnte eventuell Probleme bekommen. Solch ein Umstieg kann viel Zeit und Geld kosten. Einige Systeme sind modular aufgebaut, sodass einzelne Funktionen auch später noch problemlos hinzugebucht werden müssen. Wer als Handwerker aber nicht nur die nächsten 2 Jahre, sondern auch die kommenden 10 Jahre im Blick hat, der sollte eventuell sofort auf eine Komplettlösungen umsteigen und sich nicht schrittweise herantasten.
Die Diskussionen um Digitalisierung im Handwerk werden immerhin nicht zum Spaß geführt. Es geht um Wettbewerbsvorteile und Kundenzufriedenheit. Wer den Abstand zur Konkurrenz im In- und Ausland frühzeitig ausbauen kann, wird es später deutlich leichter haben. Ein Produkt, das genau an dieser Stelle ansetzt, ist die hero Handwerker-Software der energieheld GmbH. Das Programm ist sehr umfangreich und bietet: Kunden- und Projektmanagement, Angebote und Rechnungen schreiben, Navigation, Zeiterfassung, ein intelligenter Kalender, Rechtemanagement für Mitarbeiter, Baustoffeinkauf und eine passende App für unterwegs. Alle Module können auf Wunsch auch einzeln gebucht werden.
Was kostet die Digitalisierung im Handwerk?
Wer realistisch bleibt, der sieht natürlich ein, dass der Einstieg in das „digitale Handwerk“ erst einmal Zeit, Geld und Mühe kostet. Neben der reinen Zeit zur Umstellung haben auch die einzelnen Software-Produkte ihren Preis. Wenn du einen wirklichen Vergleich suchst, solltestdu dich nicht von den erstbesten Zahlen locken oder abschrecken lassen. Nur wenn die Summe aller Funktionen und zusätzlichen Services berücksichtigt wird, kann einigermaßen objektiv darüber geurteilt werden, ob eine bestimmte Handwerker-Software eher günstig oder zu teuer ist.
Generell existieren zwei Bezahl-Modelle für Handwerker-Software. In der ersten Variante wird die Software einmalig für einen Festpreis angeschafft. Die geschieht in der Regel über den Kauf einer realen CD-Rom, die preislich zwischen 500 und 3.000 Euro liegt. Dieses Modell war lange sehr verbreitet, aber ist schon lange nicht mehr „Stand der Dinge“. Zu den größten Nachteilen zählen der hohe Anschaffungspreis und die schlechte Datenabsicherung im Fall von Computerviren.
Heutzutage bieten Cloud Lösungen eine interessante Alternative. Dafür fällt in der Regel eine monatliche Gebühr zwischen 30 und 150 Euro an. In den Kosten sind ebenfalls ein technischer Notdienst und eine stetige Weiterentwicklung inklusive Updates enthalten. Nach 10 Jahren Nutzungsdauer wäre eine CD-Rom zwar im direkten Vergleich günstiger, aber auch schon sehr veraltet.
Fazit – Handwerker-Software
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung im Handwerk zwar viele, aber vielleicht auch zu viele Möglichkeiten bietet. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, solltest du daher genau wissen, was dein Handwerksbetrieb braucht. Hat das „digitale Handwerk“ erst einmal eine gewisse Technologie-Basis erreicht, können künftig auch verschiedene Betriebe besser miteinander kooperieren, wenn es um die Abwicklung großer Projekte geht. Bis dahin sind besonders ein gewisser Pioniergeist und eine kritische Selbsteinschätzung wichtig, um sich nicht in den Werbeversprechen der vielen Software-Verkäufer zu verlieren.
